TEKİRDAĞBÜYÜKŞEHİRBELEDİYESİ
Tekirdağ Büyükşehir Belediyesi
Kurumsal Mükemmellik ve Yönetim Sistemleri Şube Müdürlüğü
Görev ve Sorumluluklar

 

a. Kurumsal yönetim aracı olarak benimsenen EFQM Mükemmellik Modeli'nin kurum genelinde uygulanması ile kurumsal yönetim yaklaşım ve uygulamalarının sürekli geliştirilmesi yönünde amaç ve hedefler belirlemesi için çalışmalar yapmak, diğer birimlere rehberlik etmek ve gerektiğinde danışmanlık hizmeti almak.

 

b. Kurumsal Mükemmellik Kurulu'nun toplantılarını organize etmek, yazışmalarını yapmak, alınan kararları duyurmak ve uygulanmasını takip etmek.

 

c. Kurumsal mükemmellik yönünde ilerlemeyi izlemek ve ölçmek, yapılacak iyileştirmeleri belirlemek amacıyla gerçekleştirilecek kurumsal özdeğerlendirme faaliyetlerini planlamak, koordine etmek, ilgili ekibin raporlama faaliyetlerini takip etmek, gerektiğinde uzman kuruluşlardan bu konuya dair hizmet alımı yapmak.

 

d. İyileştirmeye açık alanlara yönelik olarak projeler geliştirilmesi ile projelerin uygulamasını temin için gereken kaynak planlamasını ilgili birimlerle birlikte koordine ve takip etmek.

 

e. İlerlemenin tarafsız bir biçimde değerlendirilmesi amacıyla yapılabilecek dış veya ödül değerlendirmeleri için başvuru dokümanının hazırlanması çalışmalarını planlamak, çalışma ekiplerinin oluşturulmasını sağlamak ve ilgili tüm faaliyetleri koordine etmek.

 

f. Kurumun işleyişinin (liderlik kültürü, kurumsal çeviklik, sürekli ve etkin değişim yönetimi, stratejik yönetim, çalışanlara, vatandaşlara ve diğer paydaşlara odaklılık, süreç bakışı, yaratıcılık, yenileşim, kaynakların verimli kullanımı ve sürdürülebilirlik boyutlarını içeren) kurumsal mükemmellik anlayışıyla sürdürülmesi için ilgili personele yönelik eğitim ihtiyacını tespit ederek Eğitim Şube Müdürlüğü'ne bildirmek.

 

g. Kurum genelinde uçtan uca süreçlerin ve performans göstergelerinin tanımlanması çalışmalarını takip ve gerektiğinde koordine etmek.

 

h. Kurum faaliyetlerinin temel paydaşlarda oluşturduğu algıyı düzenli bir biçimde ölçmek amacıyla yapılan memnuniyet ölçümü çalışmalarında yer almak, bununla ilgili olarak gerektiğinde hizmet alımı yapmak, elde edilen sonuçları kurumsal süreçlerin iyileştirmesine yönelik olarak değerlendirmek ve ilgili birimleri bilgilendirmek.

 

i. Kurumsal Mükemmellik anlayışını esas alan ulusal veya uluslararası ödül veya tanıma sistemlerine başvuru süreçlerinde ilgili kurumla gerekli yazışmaları, faaliyetleri ve programları yapmak ve süreci yakından takip etmek.

 

j. Ülkemizdeki ve dünyadaki iyi uygulamalar ile ilgili araştırma yapmak, bu uygulama sahipleri ile kıyaslama faaliyetlerinde bulunmak ve iyi uygulamaların Kurumda uygulanabilirliği konusunda çalışmalar yapmak.

 

k. Kurumsal Mükemmellik Modeliyle ilgili olarak Üst Yönetimin uygun gördüğü KalDer ve EFQM başta olmak üzere kamu, özel ve sivil toplum kuruluşlarının düzenlediği tüm eğitim ve geliştirme faaliyetlerine katılım sağlamak, katılım sonuçlarını rapor etmek.

 

 

2. Tekirdağ Büyükşehir Belediyesinin tüm birimlerinde Entegre Yönetim Sistemlerinin (TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi, TS EN ISO 14001:2015 Çevre Yönetim Sistemi ile TS 18001:2014 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi) kurulması, uygulanması ve geliştirilmesine yönelik faaliyetleri koordine etmek ve icracı birimlerle birlikte sürdürmek.

 

a. Kurum genelinde Entegre Yönetim Sistemleri Politikası başta olmak üzere; bu konudaki usul ve esasları belirlemek ve duyurmak.

 

b. Entegre Yönetim Sistemlerinin kurulması, geliştirilmesi, sürdürülmesi ve çalışan farkındalığının arttırılması ile ilgi çalışmalar yapmak ve/ya konuyla ilgili gerektiğinde mal ya da hizmet alımı yapmak.

 

c. Entegre Yönetim Sistemi için gerekli dokümantasyon yapısını tasarlamak, geliştirmek, sürekliliğini sağlamak, dağıtımını yapmak ve değişen şartlara göre ilgilisi tarafından güncellenen dokümanları sisteme dahil etmek.

 

d. Entegre Yönetim Sistemleri belgelendirme işlemlerini gerçekleştirmek üzere gerekli mal ve hizmet alımlarını yapmak, denetimlerle ilgili plan ve program yapmak, icracı olduğu yönetim sistem veya sistemlerine ait belgeleri arşivlemek.

 

e. İş Sağlığı ve Güvenliği Şube Müdürlüğü'nün icracı birim olduğu İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sisteminin sürekliliğini sağlamak üzere gerekli faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için rehberlik etmek.

 

f. Çevre Koruma ve Kontrol Dairesi Başkanlığı'nın icracı birim olduğu Çevre Yönetim Sisteminin sürekliliğini sağlamak üzere gerekli faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için rehberlik etmek.

 

g. Yönetim Sistemleri ve Doküman Sorumlularının kendi birimlerinde gerçekleştirdikleri; doküman hazırlanması, süreç performans etkilerinin belirlenmesi, dokümante edilmesi ve kontrolü, hedef takipleri ve diğer tüm iyileştirme çalışmalarının sevk ve idaresini gerçekleştirmek.

 

h. Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarını organize etmek, toplantı kararlarını duyurmak ve alınan kararların uygulanmasını takip etmek.

 

i. Entegre Yönetim Sistemleri gereği İç Tetkik Faaliyetlerinin planlanması ve uygulanmasını sağlamak, tetkik sonuçları ile çalışma ve performans raporlarını Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantılarında ve Üst Yönetimin talebi halinde sunmak.

 

j. Kurum genelinde sorumluları tarafından gerçekleştirilen ölçüm cihaz ve aletlerinin kalibrasyonlarını takip etmek.

 

k. Entegre Yönetim Sistemleriyle ilgili olarak Üst Yönetimin uygun gördüğü kamu, özel ve sivil toplum kuruluşlarının düzenlediği tüm eğitim ve geliştirme faaliyetlerine katılım sağlamak ile katılım sonuçlarını rapor etmek.

 

l. Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Dairesi Halkla İlişkiler Şube Müdürlüğü'nün icracı birim olduğu Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin kurulumunu ve sürekliliğini sağlamak üzere gerekli faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için rehberlik etmek.

 

m. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı'nın icracı birim olduğu Bilgi Güvenliği Yönetim Sisteminin sürekliliğini sağlamak üzere gerekli faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için rehberlik etmek.

 

n. Sağlık İşleri Dairesi Gıda Kontrol ve Mezbahalar Şube Müdürlüğü'nün icracı birim olduğu Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin sürekliliğini sağlamak üzere gerekli faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için rehberlik etmek.

 

 

3. Entegre Yönetim Sistemleri kapsamında bulunan Kalite Yönetim Sisteminin, Tekirdağ Büyükşehir Belediyesinin tüm birimlerinde etkin ve verimli bir şekilde kurulması, uygulanması ve geliştirilmesine yönelik faaliyetleri icracı birim olarak sürdürmek.

 

a. Entegre Yönetim Sistemleri Politikasını oluşturarak kurumsal faaliyetlerin buna uygun şekilde yürütülmesine yönelik çalışmalar yapmak.

 

b. Kalite Yönetim Sistemleri çalışmalarının stratejilerini belirlemek, uygulamalarda Üst Yönetimin liderliğini, katılımını ve projelerinin uygulamasını temin için gereken kaynak planlamasını koordine ve takip etmek.

 

c. Kurum bünyesinde gerçekleştirilen Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını koordine etmek ile sistemin oluşturulması, hedeflerin belirlenmesi, dokümante edilmesi, uygulanması ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesiyle ilgili çalışmaları yapmak ve takip etmek.

 

d. Kalite Yönetim Sistemiyle ilgili tüm birimlerde dokümantasyonun hazırlanmasına yardımcı olmak ve uygulama sonrası etkinliğini izleyerek gerekli revizyonların yapılmasını sağlamak.

 

e. Kalite Yönetim Sistemiyle ilgili herhangi bir uygunsuzluğun oluşmasını önlemek için birimlerle iş birliği içerisinde gerekli iyileştirme çalışmalarını başlatmak ve takip etmek.

 

f. Kurum içerisinde kalite araştırmaları planlanmak, uygulamak ve değerlendirmek ile bu çalışmalara destek olmak üzere rehberlik ve iç danışmanlık yapmak.

 

g. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında kurumsal risk değerlendirmesi yapmak, sonuçlarını raporlamak, alınan önlemlerin takip etmek.

 

h. Kalite Yönetim Sisteminin gerektirdiği dış doküman ve mevzuat takibini yapmak, gerekli olanları temin etmek.

 

i. Kalite Yönetim Sistemiyle ilgili farkındalığın arttırılmasına yönelik olarak eğitim dokümanı hazırlamak, iç ve dış kaynaklarla eğitimleri gerçekleştirilmesini takip etmek.

 

j. Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları ile ilgili konferans, panel, söyleşi ve benzeri etkinlikler düzenlemek, bu etkinlikler için üniversiteler, kamu ve özel sektör kuruluşları ile sivil toplum örgütlerinden üst düzey yönetici, uzman ve öğretim elemanlarını konuşmacı olarak davet etmek, anılan kuruluşlarca düzenlenecek bu tür etkinliklere katılmak, katılım sonuçlarını rapor etmek.

 

k. Kalite Yönetim Sistemine yönelik veri tabanı oluşturmak.

 

 

4. Müdürlük ile ilgili idari faaliyetleri gerçekleştirmek.

 

a. Kurumda benimsenen Entegre Yönetim Sistemleri ve EFQM Mükemmellik Modeli anlayışını Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde uygulamak ve geliştirmek.

 

b. Kurumsal Mükemmellik Modeli ve Entegre Yönetim Sistemleriyle ilgili görev alacak kişilerin çalışma usul ve esaslarını belirleyen yönergeleri hazırlayarak Büyükşehir Belediye Meclisine sunmak.

 

c. Üst Yönetimin talimatları doğrultusunda görev alanıyla ilgili mesleki birlik, dernek, vakıf gibi kuruluşlara üyelik ve/ya mevcut üyeliklerin devamı için gereken iş ve işlemleri yapmak.

 

d. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44 üncü maddesi kapsamında Müdürlük bünyesindeki taşınır mallara dair işlemlerin kayıt ve kontrolünü yapmak.

 

e. Stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu ve bütçenin Müdürlük ile ilgili kısımlarını hazırlamak.

 

f. İlgili mevzuat ya da İdare tarafından verilen diğer görevleri yürütmek.