Protokol Şube Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Protokol Şube Müdürlüğü aşağıdaki görevleri yapar

a) İl genelinde gerçekleştirilecek milli ve dini bayramlar, mahalli kuruluş ve kurtuluş günleri ile tören ve anma etkinliklerine ilişkin her türlü toplantıya katılmak, burada alınan kararları Belediyenin ilgili Daire Başkanlıklarına bildirmek, uygulama gerekli işlemler için kamu, kurum ve kuruluşlar ile resmi yazışmaları yapmak, kamu, kurum ve kuruluşların resmi programların ilgili mevzuat çerçevesinde icra edilmesi için yetkili ve görevli kamu, kurum ve kuruluşlar ile Belediyenin ilgili birimleri arasında gerekli iş birliği ve koordinasyonu sağlamak,

b) İl genelinde gerçekleştirilecek milli ve dini bayramlar, mahalli kuruluş ve kurtuluş günleri ile tören ve anma etkinliklerini Belediye Başkanı veya Belediye Başkanvekilinin programına işlenmesini sağlamak, protokol düzeni uygulamak, anıtlara konulacak çelenklerin hazırlanma, taşınma ve sunulması için ilgili Daire Başkanlıkları ile koordinasyonu sağlamak,

c) Başkanlığın Özel Kalem Müdürlüğü tarafından bildirilen günlük programlarını takip etmek, programlar öncesi hazırlık ve düzenlemeleri yapmak için gerekli protokol işlemlerini yürütmek,

ç) Yabancı devlet erkânının ve temsilcilerinin ilimizi resmi ziyaret programlarını takip etmek, Belediye Başkanı veya Belediye Başkanvekilinin programına işlenmesini sağlamak, Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğünün il teşkilatı düzeyinde hazırladıkları programları ilgili birimlere ulaştırmak, karşılanma ve uğurlanma protokolünün aksamaması için gerekli koordinasyonu sağlamak,

 d) Başkanlık adına yapılacak ödemelerin müdürlükle ilgili olanlar için Başkanlık Makamından “OLUR” alınarak mevzuatı gereğince tahakkukların hazırlanması ve sonuçlandırılmasını sağlamak,

 e) Gerçekleştirme görevlisi olarak her yıl iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirdiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenlemek ve birim faaliyet raporlarına eklemek,

f) Belediyeye ait organizasyonlarda toplantı, brifing, kurumsal törenler ve etkinlikler, temel atma, açılış, anma, kutlama, festival, şenlik, resepsiyon, kokteyl, resmî yemekler ve benzeri organizasyonlar için protokol davetli listelerini hazırlamak, davet edilen protokol için oturum düzeni yapmak, protokol konuşma sıralarını belirlemek, protokolü karşılamak, ağırlamak ve organizasyon hakkında bilgi vermek, programı ilgili birimler ile iş birliği halinde yürütmek,

g) Belediyeye ait organizasyonlarda protokol katılımcılarını (davetiye, sms, e-posta, telefon, faks vb.) uygun iletişim yöntemleri kullanılarak davet etmek,

ğ) İl Protokol listelerini Valilik üzerinden takip etmek ve güncel tutulmasını sağlamak.